Laufende Erfassung der Barumsätze
Nach der korrekten Inbetriebnahme der Registrierkasse ist der Auftakt für den laufenden Betrieb der Startbeleg. Dieser ist in der Registrierkasse zu erfassen, mithilfe der BMF-Belegcheck-App zu prüfen und aufzubewahren.
Jeder Barumsatz muss grundsätzlich in der Registrierkasse erfasst werden und ist entsprechend der gesetzlichen Vorschriften mit einem maschinenlesbaren Code zu versehen, im Datenerfassungsprotokoll zu speichern und als Beleg auszudrucken oder elektronisch zu übermitteln.
Kontrollbelege
Zum Ende jeden Monats ist ein Monatsbeleg zu erstellen (signierter Kontrollbeleg mit Betrag Null).
Für den zwingenden Jahresabschluss kann der Monatsbeleg für Dezember verwendet werden. Er muss nur zusätzlich als Jahresbeleg ausgedruckt und aufbewahrt werden. Der Jahresbeleg ist mit der Belegcheck-App des Finanzministeriums zu prüfen.
Vierteljährlich, zum Quartalsende, ist das Datenerfassungsprotokoll extern unveränderbar zu speichern und laut Bundesabgabenordnung mindestens sieben Jahre aufzubewahren.
Planmäßige Außerbetriebnahme
Wird eine Registrierkasse außer Betrieb genommen, so ist ein signierter Schlussbeleg zu erstellen, auszudrucken und aufzubewahren. Auch das Datenerfassungsprotokoll muss gesichert und aufbewahrt werden.
Was tun bei einem Ausfall?
Fällt die Registrierkasse aus, ist auf eine funktionierende Kasse auszuweichen oder – wenn das nicht möglich ist – die Ausstellung der Belege samt Zweitschrift händisch vorzunehmen. Die händischen Zweitschriften sind nach der Reparatur nachzuerfassen und aufzubewahren, und zwar mindestens sieben Jahre.
Fällt nur die Sicherheitseinheit aus, ist für die zwischenzeitigen Barumsätze anstatt des Signatur- oder Siegelwertes die Zeichenkette „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ zu verwenden und ein entsprechender Vermerk am Beleg anzubringen. Nach Behebung des Ausfalls ist ein signierter Sammelbeleg zu erstellen und im Datenerfassungsprotokoll zu speichern.
Ein Ausfall der Registrierkasse oder der Sicherheitseinheit für mehr als 48 Stunden muss unverzüglich über FinanzOnline gemeldet werden.
Ebenso ist das Ende des Ausfalls bekannt zu geben. Stellt sich heraus, dass eine Inbetriebnahme überhaupt nicht mehr möglich ist, ist die Außerbetriebnahme zu melden.
Stand: 26. September 2017