Der geldwerte Vorteil, den Arbeitnehmer aus der Benützung des Werkverkehrs (= die Beförderung der Dienstnehmer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte auf Kosten des Dienstgebers) ziehen, gehört dann nicht zu den Lohneinkünften (d. h. es ist kein Sachbezug in der Lohnverrechnung in Ansatz zu bringen), wenn der Arbeitgeber gewisse rechtliche Vorgaben einhält.
Kein Sachbezug ist zu versteuern, wenn der Dienstgeber seine Dienstnehmer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
- mit Fahrzeugen in der Art eines Massenbeförderungsmittels oder
- mit Massenbeförderungsmitteln
befördert oder befördern lässt.
Der Anspruch auf Pendlerpauschale durch den Dienstnehmer ist diesbezüglich keine Anwendungsvoraussetzung. Die Beförderung stellt aber einen steuerpflichtigen Arbeitslohn dar, wenn der Transport anstelle des bisher gezahlten Arbeitslohns oder einer üblichen Lohnerhöhung geleistet wird.
Unter Werkverkehr mit Fahrzeugen in der Art eines Massenbeförderungsmittels verstehen die Lohnsteuerrichtlinien, wenn die Beförderung der Arbeitnehmer mit größeren Bussen, mit arbeitgebereigenen oder angemieteten Kleinbussen oder mit anderen Fahrzeugen nach Art eines Linienverkehrs, die im Unternehmen des Arbeitgebers zur Beförderung eingesetzt werden, erfolgt. Keinen Sachbezug stellt auch die Beförderung mit Spezialfahrzeugen wie Einsatz- und Transportfahrzeugen sowie die Heimfahrt eines Berufschauffeurs dar.
Ebenfalls steuerfrei bleibt es, wenn der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer mit arbeitgebereigenen Fahrzeugen (auch Pkw, Kombi) oder durch angemietete Fahrzeuge (einschließlich Taxi) nach Art eines Linienverkehrs befördern lässt. Voraussetzung ist, dass eine Mehrzahl von Arbeitnehmern gemeinsam und regelmäßig befördert wird. Die Beförderungskapazität eines eingesetzten Pkws oder Kombis muss in der Regel zu 80 % ausgeschöpft sein (bei einem fünfsitzigen Pkw müssen somit zumindest Fahrer und drei Beifahrer das Kfz benützen). Korrekte Aufzeichnungen zwecks Nachweises der geforderten Auslastung sind dazu erforderlich.
Ein Werkverkehr mit öffentlichen Massenbeförderungsmitteln (Jobticket) ist nur dann anzunehmen, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für die Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte eine Streckenkarte zur Verfügung stellt.
Die Zurverfügungstellung einer Netzkarte ist nur dann zulässig, wenn vom Träger des öffentlichen Verkehrsmittels keine Streckenkarte angeboten wird oder die Netzkarte höchstens den Kosten einer Streckenkarte entspricht. Die Rechnung muss auf den Arbeitgeber lauten und hat insbesondere den Namen des Arbeitnehmers zu beinhalten. Kein Werkverkehr liegt vor, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Kosten für Fahrtausweise zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ersetzt. Der Kostenersatz des Arbeitgebers stellt einen steuerpflichtigen Arbeitslohn dar.
Weiters sind unter anderem Regelungen bei Beendigung oder Karenzierung des Dienstverhältnisses, zum Pendlerpauschale und zu den Eintragungen am Lohnkonto bzw. im Lohnzettel zu beachten.
Stand: 01. Juli 2020