Ende letzten Jahres wurde von der Finanz eine Kassenrichtlinie veröffentlicht. Es werden die rechtlichen Rahmenbedingungen dargestellt und erläutert, welche Grundaufzeichnungen zu führen sind.
Was habe ich zu tun?
- Stellen Sie (anhand der beschriebenen Merkmale) fest, welchen Kassatyp Sie haben.
- Kontaktieren Sie Ihren Kassahersteller und informieren Sie sich, wie Ihr Kassasystem arbeitet (Handbuch).
- Dokumentieren Sie den Ablauf der Losungsermittlung (niederschreiben).
- Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, damit wir allfällige Änderungen im Hinblick auf die neue Kassarichtlinie gemeinsam besprechen können.
Kassatypen
Die Richtlinie beschreibt verschiedene Kassatypen. Die Pflichten sind abhängig vom jeweiligen Typ.
Kasse Typ 1 – mechanisch/nummerisch druckende Registrierkassen
Ältere Registrierkassen ohne Elektronik/Datenträger/Speicher, die laufend einen Journalstreifen anfertigen.
Kasse Typ 2 – einfache, konventionelle, elektronische Registrierkassen
Einfache, kostengünstige, elektronische Registrierkassen mit meist fixer Programmierung.
Bondruck: Alle Daten werden gleichzeitig mit der Geschäftsabwicklung auf einen Beleg gedruckt. Sie werden abgerissen und dem Kunden übergeben.
Journaldruck: Die Daten werden auf einer zweiten Bonrolle mitgedruckt (ohne Abriss). Dieser Ausdruck sollte bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist (sieben Jahre) aufbewahrt werden.
- Typ 2a – mit Bondruck und Journaldruck (zwei Rollen) ohne Schnittstelle zum Datenexport
- Typ 2b – mit Bondruck (eine Rolle) und elektronischem Journal unter begrenzten Speicherverhältnissen
ohne Schnittstelle für den Datenexport - Typ 2c – mit Bondruck (eine Rolle) und elektronischem Journal unter begrenzten Speicherverhältnissen
mit Schnittstelle für den Datenexport auf einen externen Datenträger über einen PC unter Anwendung einer speziellen Übertragungssoftware - Typ 2d – mit Bondruck (eine Rolle) und elektronischem Journal unter begrenzten Speicherverhältnissen
mit Schnittstelle für den unmittelbaren Datenexport auf einen externen Datenträger
Kasse Typ 3 – Kassensysteme bzw. PC-Kassen
Kassensysteme, die meistens über ein eigenes (kein handelsübliches wie z.B. Windows) Betriebssystem verfügen. Das sind so genannte „proprietäre Kassensysteme“. Die Datenspeicherung ist viel umfangreicher als beim Typ 2.
Sonstige Einrichtungen
Zu den sonstigen Einrichtungen gehören z.B. Taxameter.
Tabelle
In der neben stehenden Tabelle werden die einzelnen Kassatypen dargestellt. Anhand dieser sollten Sie feststellen können, wie die Dokumentation bei Ihrer Kassa erfolgen soll. Die Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten richten sich nach dem jeweiligen Kassatyp. Die Tabelle stellt eine grundsätzliche Information dar, wobei es und/oder Lösungen gibt. Für Details ist eine weitergehende Beratung nötig.
Dokumentation
Ausdrucke müssen aufbewahrt werden. Alle Daten, die elektronisch gespeichert werden, müssen Sie nicht ausdrucken.
Verfahrensdokumentation:
Darunter versteht die Finanz z.B. das Handbuch oder die Bedienungsanleitung der Kassa. Unter Zuhilfenahme dieser Dokumentation sollte die Kassa überprüft werden können. Ist dies nicht der Fall, sollte die Dokumentation zusammen mit dem Kassenhersteller ergänzt werden (bis Ende 2012).
| Kassatypen | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Dokumentation erfolgt durch: | 1 | 2a | 2b | 2c | 2d | 3 |
| Ausdrucke | ||||||
| 1. Tagesabschluss bzw. Tagesendsummenbon | • | • | • | • | • | |
| 2. GT-Speicherstreifen | • | • | • | • | • | |
| 3. Journalstreifen | • | • | • | • | • | • |
| Daten | ||||||
| 1. Elektronisches Journal | • | • | • | • | ||
| 2. Datenerfassungsprotokoll | • | |||||
| 3. Dokumentationsgrundlagen der Tageseinnahmen | ||||||
| a) Journalstreifen | • | |||||
| b) Elektronisches Journal | • | • | • | • | ||
| c) Tagesendsummenbons | • | • | • | • | ||
| d) GT-Speicherstände | • | • | • | • | ||
| e) Datenerfassungsprotokoll der Tagesabschlüsse | • | |||||
| Weitere Unterlagen | ||||||
| 1. Verfahrensdokumentation | • | • | • | • | • | • |
| 2. Programmabrufe | • | • | • | • | • | |
| 3. Berichte | • | • | • | • | ||
| 4. Geschäftsvorfälle | • | • | • | • | • | |
| 5. Kassabelege (extern/intern) | • | • | • | • | • | • |
| 6. vor- und nachgelagerte Systeme | • | • | • | • | • | • |
| Sonstiges | ||||||
| 1. Kassenwaagen | Dokumentation wie vergleichbarer Kassatyp | |||||
| 2. Taxameter | Dokumentation wie vergleichbarer Kassatyp | |||||
| 3. Sonstige Einrichtungen | Dokumentation wie vergleichbarer Kassatyp | |||||
Stand: 03. April 2012